Remote onboarding

12 augustus 2020

Een van de meest gehoorde vragen van opdrachtgevers is hoe nieuwe collega's in te werken, te onboarden, in deze tijd van corona. Bridgewell Executive Search & Interim heeft dit artikel opgesteld in samenwerking met opdrachtgevers en kandidaten, over disciplines, niveaus en sectoren heen en is van toepassing voor zowel interim als permanente collega's. Ons doel is om uw aanpassing aan nieuwe onboarding op afstand te ondersteunen.

Goed geïntegreerde leidinggevenden bouwen sneller momentum op. De nieuwe leider is afgestemd op de teamdynamiek en hoe de huidige cultuur een strategieverschuiving kan beïnvloeden of welke culturele veranderingen nodig zijn om deze te ondersteunen. De transitie vormt een solide pad naar productieve relaties tussen de leider, hun team, management en belangrijke stakeholders. Studies (Harvard Business Review) tonen aan dat de gemiddelde hoeveelheid tijd voor leidinggevenden om volledige prestaties te bereiken met een derde kan worden verminderd, van zes maanden naar vier na een succesvolle onboarding. Dit artikel leidt u door wat onboarding is en biedt een raamwerk van onboarding-richtlijnen om over na te denken om u te helpen op afstand nieuwe leiders in uw organisatie te integreren.

Het belang van onboarding

Onboarding, ook wel organisatorische socialisatie genoemd, verwijst naar het mechanisme waarmee nieuwe medewerkers de nodige kennis, vaardigheden en gedragingen verwerven om effectieve organisatieleden en insiders te worden. Het is het proces van het integreren van een nieuwe medewerker in de organisatie en haar cultuur. Leiderschapsbenoemingen zijn een van de belangrijkste beslissingen die u als organisatie zult nemen en waarschijnlijk uw grootste aanwervingskosten. Een nieuwe leider aannemen zonder nadenken over onboarding neemt een groot risico.

32% van de wereldwijde leidinggevenden beoordeelt de onboarding die ze hebben meegemaakt als slecht (Harvard Business Review) en het vervangen van elke mislukte leidinggevende kan een bedrijf tot 213% van zijn of haar salaris kosten. Elk uur dat u investeert in onboarding betaalt zich uit. Organisaties met een gestructureerd onboarding-programma ondervonden een 50% grotere retentie van nieuwe aanwervingen dan organisaties zonder een dergelijk proces (Forbes). Het is een van de hoogste ROI-investeringen die u kunt doen (Forbes).

Onboarding op afstand

In de (post-) coronavirus wereld zullen organisaties die zich het snelst aanpassen aan thuiswerken een aanzienlijk concurrentievoordeel behalen. Dit is met name het geval bij het aan boord nemen van leidinggevenden. Gelukkig is het zeer goed mogelijk om leidinggevenden succesvol op afstand aan boord te krijgen, maar er zijn enkele overwegingen:

Maak technologie een prioriteit

Bespreek welke ondersteuning en IT-vereisten uw nieuwe leidinggevende vanaf dag één nodig heeft en zorg ervoor dat alles een paar dagen voor startdatum getest en aanwezig is. Het laatste dat u wilt, is dat uw nieuwe collega de eerste paar dagen in de nieuwe positie heen en weer gaat met uw IT-team, apparatuur instelt en problemen oplost. Houd er rekening mee dat hardware van de leverancier naar IT gaat voordat deze wordt geïmplementeerd bij uw nieuwe manager. Als u plotseling uw werkzaamheden op afstand opschaalt, is de bestaande configuratie mogelijk onvoldoende, inclusief de informatiebeveiliging.

Regel juridische zaken

Al het externe personeel moet voldoen aan de wet- en regelgeving voordat ze beginnen. Laat dit niet te laat achter en verstop iemands tijd tijdens de eerste week. Arbeidsovereenkomsten en andere juridische documenten zijn notoir tijdrovend bij het lezen, afdrukken, scannen en e-mailen, dus zorg ervoor dat ze vóór de toetredingsdatum zijn ingevuld. Op dit moment is het een goed idee om details te sturen over wie verantwoordelijk is voor elk van de bovenstaande processen of om idealiter één contactpersoon te hebben voor de nieuwe leidinggevende om contact mee te hebben.

Stel teamleden voor

Voorzie uw nieuwe collega van een organogram van zowel het directe team als bredere zakelijke teamleden, die hun belangrijkste belanghebbenden en beïnvloeders zullen zijn. Hierdoor kunnen ze voorafgaand aan de voorbereiding volledig worden voorbereid op latere introducties.

Plan teamvergaderingen

Plan teamvergaderingen en introducties voor de eerste dag om het proces van het ontmoeten van belangrijke personen te versnellen. Regel teamintroducties met een paar teamleden tegelijk, en altijd via een videogesprek in plaats van alleen met een stem. Regel een videogesprek met hun directe team afzonderlijk, zodat de nieuwe leidinggevende zichzelf persoonlijker kan voorstellen en vice versa.

Introduceer peers

Het peernetwerk van uw nieuwe leidinggevende is cruciaal voor hen om zich een weg te banen door de organisatie. Zorg voor afzonderlijke video-introducties en laat uw nieuwe leidinggevende vanaf dan onafhankelijk door deze relaties navigeren.

Wijs een mentor aan

Idealiter een individu hoger in de organisatiestructuur. Hoe druk leidinggevenden ook zijn, zoek er een in uw organisatie die bereid is een klankbord te zijn en hun nieuwe collega een helpende hand te bieden. Dit zorgt ervoor dat de nieuwe executive klaar is voor succes. Deze introductie moet minimaal een week voor de startdatum plaatsvinden.

Zorg voor duidelijkheid over cultuur, beleid en doelstellingen

Besteed wat tijd aan het praten over de bedrijfscultuur en ander beleid: Zorg ervoor dat uw nieuwe leidinggevende zich scherp bewust is van de werkcultuur (inclusief eventuele uitdagingen) en van alle belangrijke politieke of bedrijfsbeleid-uitdagingen waarvan zij op de hoogte moeten zijn. Wees eerlijk. Zo weet je zeker dat iedereen meteen op een lijn zit.
Een ervaren leider hoeft geen hand vast te houden, maar het stellen van duidelijke doelen is nog steeds een belangrijk onderdeel van onboarding. Een nieuwe leidinggevende heeft behoefte aan richtinggevoel terwijl hij leert over de mensen, cultuur en bedrijfsprocessen van de organisatie. Het hebben van doelstellingen kan ook de stress voor een nieuwe leidinggevende verminderen, die vooruit kan gaan in een nieuwe rol, wetende de verwachtingen van het bedrijf.

Beoordeling en feedback

Regelmatige inhaalacties zijn belangrijker in een afgelegen werkomgeving. Ze moeten in eerste instantie aan het einde van elke dag worden ingesteld, naar wekelijks en vervolgens naar BAU. Open, constructieve en eerlijke communicatie staat te allen tijde centraal van beide kanten. Er moet veel worden besproken en meegedeeld - het is belangrijk om te onthouden dat luisteren ver komt.

Onthoud dat als iets u dwarszit, u uw nieuwe leidinggevende geen plezier doet door ze niet te laten weten. Vraag om feedback van de mentor, het team en de collega's van de nieuwe executive. Zorg ervoor dat dit een eerlijke en open communicatie is en dat eventuele problemen zo discreet en snel mogelijk worden gemarkeerd en aangepakt.

Samenvatting

Het kan lijken alsof het vinden van een nieuwe leidinggevende om lid te worden van uw team het moeilijkste is, maar de waarheid is dat het succesvol integreren van hen en het verkrijgen van het gewenste resultaat een even belangrijke uitdaging is. Onthoud dat je iemand hebt aangenomen omdat je een verandering nodig had. Stel nu de voorwaarden om dat te implementeren en maak ze enorm succesvol. Dit vereist actief beheer. Hoe beter u aan boord bent en iemand acclimatiseert, hoe sneller ze impact zullen hebben en u zult de resultaten behalen die u nastreeft.

Forbes Report: de juiste manier om aan boord te gaan van een nieuwe (en seniore) executive:

• Zowel culturele als zakelijke integratie zijn essentieel
• Start het onboarding-proces vóór de eerste dag
• Vorm een samenwerkingsverband
• Wees vanaf het begin helemaal duidelijk
• Maak tijd vrij om te praten over bedrijfscultuur en ander beleid
• Wijs een uitvoerende mentor toe
• Integreer de leidinggevende direct met relevante medewerkers en collega's
• Maak een onboardingplan voor 30-60-90 dagen
• Bekijk en luister